El certificado:
El certificado es un documento público o privado en el que se asegura la verdad de un hecho. Son emitidos para satisfacer necesidades o consecuencias de carácter oficial. Son expedidos y firmados por funcionarios públicos en ejercicio de sus cargos.
Características:
• Extendido por particulares o funcionarios públicos
• Atestigua fehacientemente un hecho objetivo
• En ocasiones emite un juicio favorable sobre este hecho
Tipos de certificados:
• Según el emisor:
- Público
- Privado
• Según el contenido:
- Informativo
- Recomendatorio
• Según su finalidad:
- Especial
- General
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La circular:
La circular es la orden que dirige a sus subalternos una autoridad superior. Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas, son aquellos documentos que expiden los órganos del poder administrativo para establecer o aclarar una situación determinada.
• Transmite información principalmente interna
• Se envía a receptores múltiples
• Se redacta e 3º persona gramatical y en hoja de oficio
Una circular debe contener:
• Membrete
• “CIRCULAR” más Nº correlativo
• Fecha de emisión
• Referencia
• Nombre y cargo del emisor
• Cargo de los receptores
• Vocativo
• Mensaje
• Frase de despedida
• Firma, nombre y cargo
• Iniciales de responsabilidad
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La Citación:
Es un documento muy breve que debe presentarse en las condiciones adecuadas mediante el cual convocamos a una reunión o una actividad específica. Con este trámite el interesado o interesados tienen la posibilidad de asistir según la importancia de su participación en la actividad a la cual se le invita.
Características
• Debe contener el motivo del encuentro
• El día
• La hora
• El lugar.
Además, puede Incluir información adicional como penalizaciones por inasistencias o solicitudes de colaboración, si fuera el caso.
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Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
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La solicitud:
Es un tipo de comunicación mediante la cual el emisor pide un derecho o un servicio al receptor con motivos administrativos o personales.
Se usa para conseguir préstamos, créditos, asignación familiar, empleos u otros objetivos.
Una solicitud debe contener:
• Referencia
• Fecha de emisión
• Identificación
• Exposición
• Petición
• Calificación
• Firma
• Dirección Interior
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